W codziennej pracy sporo czynności wykonywanych jest według stałego schematu, dlatego nietypowe przejście może wymagać szybkiego przejścia od rutyny do działania zgodnego z określonymi zasadami. Tyczy się to też sytuacji, w której pojawi się ogień, dym albo sygnał nakazujący opuszczenie budynku. Szkolenia ppoż obejmują zagadnienia, które mają znaczenie w tak zaistniałych okolicznościach, między innymi sposoby zgłaszania zagrożenia, zasady opuszczania wnętrz oraz podstawowe informacje o urządzeniach służących do gaszenia pożarów.
W praktyce istotne jest, aby pracownik potrafił odnaleźć te informacje w porównaniu do swojego miejsca pracy. Sama wiedza, że w budynku znajdują się wyjścia ewakuacyjne, niewiele mówi osobie, która nie zna ich rozmieszczenia lub w trakcie alarmu znajduje się w części obiektu używanej sporadycznie. Znaczenie mają też z pozoru drobne kwestie, tj. sposób oznaczenia przejść, dostępność drzwi czy zmiany w układzie wyposażenia. Jeśli warunki w obiekcie ulegają zmianie, przedtem przyjęte rozwiązania także mogą wymagać ponownego sprawdzenia.
W przypadku organizacji pracy większej liczby osób pojawia się dodatkowe zagadnienie powiązane z koordynacją działań. Szkolenia ppoż dla firm mogą uwzględniać podział obowiązków i odpowiedzialności, który daje możliwość pracownikom zorientować się, jakie czynności należą do ich obowiązków, a jakich nie powinni podejmować własną pracą. W czasie zagrożenia łatwo o sytuację, w której kilka osób kreuje to samo zadanie, w trakcie gdy inne działanie pozostaje bez wykonawcy. Problem może wystąpić też wówczas, gdy pracownicy przebywają w różnorakich pomieszczeniach, pracują zmianowo lub część osób wykonuje swoje obowiązki poza stałym stanowiskiem. Dlatego procedury powinny uwzględniać rzeczywistą organizację pracy, a nie wyłącznie priorytetowy wariant zdarzenia. Należy również brać pod uwagę obecność osób, które nie znają obiektu, takich jak goście, kontrahenci czy pracownicy wykonujący krótkotrwałe zadania. W razie alarmu mogą one potrzebować jasnych wskazówek dotyczących kierunku przemieszczania się. Równocześnie nie każdą sytuację da się przewidzieć z dużą uwagą, dlatego nadmiernie rozbudowane procedury mogą być skomplikowane do wykorzystania pod presją czasu.
Istotną częścią zagadnienia są także urządzenia i instalacje znajdujące się w miejscu pracy. Ich obecność może wpływać na rodzaj ewentualnych zagrożeń a także sposób reagowania na przejście. Szkolenia przeciwpożarowe mogą obejmować informacje o rodzajach sprzętu gaśniczego, jego przeznaczeniu oraz ograniczeniach dotyczących użycia. Nie wystarczy natomiast sama znajomość wyglądu gaśnicy. W przypadku pożaru znaczenie ma między innymi to, co się pali, jak bardzo szybko rozwija się sytuacja i czy osoba podejmująca działanie ma możliwość wycofania się z zagrożonego miejsca. Wyjątkową uwagę trzeba zwracać na zadymienie, ponieważ ograniczona widoczność może utrudniać zarówno orientację w pomieszczeniu, jak i ocenę rozmiaru pożaru. Zdarza się także, że pracownik w pierwszej chwili koncentruje się na ratowaniu wyposażenia lub dokumentów, zamiast w pierwszej kolejności przekazać informację o zagrożeniu i zastosować się do zasad ewakuacji. Takie zachowania wynikają często z odruchu, dlatego w trakcie omawiania procedur warto wskazywać nie tylko właściwe działania, lecz też sytuacje, w których określone zachowanie może zwiększyć ryzyko.
Na sposób postępowania wpływają też warunki występujące poza standardowymi godzinami pracy. W obiekcie użytkowanym 24h na dobę osoby znajdujące się na nocnej zmianie mogą mieć do dyspozycji mniej pracowników niż w ciągu dnia. W innych miejscach kłopotem może być ograniczony dostęp do części pomieszczeń, prowadzenie prac remontowych albo czasowe wyłączenie fragmentu budynku z użytkowania. Takie okoliczności powinny być uwzględniane przy analizowaniu zasad ochrony przeciwpożarowej, ponieważ mogą zmienić sposób przemieszczania się lub przystępność określonych dróg. Szkolenia ppoż mogą także poruszać kwestię postępowania w przypadku zauważenia nieprawidłowości, takich jak zastawione przeżycie, uszkodzone oznaczenie czy utrudniony dostęp do sprzętu. Ważne jest, aby pracownik wiedział, komu przekazać taką informację i jakie działania pozostają w zakresie jego obowiązków. Nie każdą usterkę można wyeliminować poświęcając własny czas, a próba samodzielnej naprawy urządzenia albo instalacji może utworzyć kolejne zagrożenie. Z tego względu zasady ochrony przeciwpożarowej pozostają powiązane nie tylko i wyłącznie z reakcją na sam pożar, niemniej jednak też z organizacją codziennej pracy i sposobem postępowania w sytuacjach, które mogą posiadać wpływ na warunki panujące w obiekcie.
Zobacz także: szkolenia ppoż.