Przygotowanie przewozu to nie tylko i wyłącznie uwarunkowanie, gdzie znajduje się ładunek i pod jaki adres ma zostać dostarczony. W praktyce już na początku powinno się zebrać informacje, które w przyszłości decydują o wielu szczegółach realizacji. Znaczenie może posiadać sposób pakowania, liczba jednostek ładunkowych, ich masa a także wymiary, ale też dostępność rampy, godziny pracy magazynu czy warunki wjazdu na teren miejsca załadunku.
Przy prostych przesyłkach część tych kwestii pozostaje prawie że niezauważalna. Sytuacja zmienia się przy większej liczbie punktów pośrednich lub ładunkach o niebanalnych parametrach. Wówczas niewielka nieścisłość w danych może przełożyć się na konieczność zmiany pojazdu, sposobu rozmieszczenia towaru lub kolejności dostaw. Dlatego transport i spedycja w sporej mierze bazują na prawidłowym przepływie informacji. Samo zaplanowanie przejazdu jest tylko jednym z etapów, a jego wykonanie zależy także od tego, czy dane wykorzystane w trakcie przygotowania odpowiadają prawdziwym warunkom.
Osobną kwestią pozostaje użycie przestrzeni ładunkowej. Nie każdą przesyłkę można dowolnie ustawić, a kolejność załadunku ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy samochód obsługuje kilka miejsc rozładunku. Towar przeznaczony do pierwszego punktu powinien być dostępny bez potrzeby przekładania pozostałych przesyłek. W przypadku palet, skrzyń czy paczek o różnorakich wymiarach trzebprócz tego uwzględnić ich stabilne rozmieszczenie oraz możliwość bezpośredniego dostępu podczas rozładunku. W praktyce zamiar może wyglądać właściwie na papierze, a mimo to wymagać korekty po zobaczeniu rzeczywistego ładunku. W pewnych sytuacjach kilka dodatkowych opakowań zmienia sposób zastosowania powierzchni, zwłaszcza gdy przestrzeń została przedtem zaplanowana z niewielkim zapasem. Przy takich przewozach liczy się nie tylko i wyłącznie pojemność pojazdu, ale też sposób jej wykorzystania. Niewłaściwe rozmieszczenie może wydłużyć kolejne czynności i utrudnić realizację wcześniej przyjętej kolejności dostaw.
Usługi transportowe i spedycyjne wiążą się także z kontrolowaniem przebiegu zlecenia po rozpoczęciu przewozu. Wcześniejsze ustalenia nie za każdym razem pozostają aktualne stale. Samochód może wyjechać z opóźnieniem, załadunek może potrwać dłużej, a na trasie mogą pojawić się utrudnienia, których nie było w chwili przygotowywania planu. Nie każda taka sytuacja wymaga zmiany całego harmonogramu. Zdarza się, że wystarczy poinformować odbiorcę o przesunięciu godziny przyjazdu, jednakże przy kilku kolejnych dostawach opóźnienie może wymagać rozważenia wszystkich punktów. Właśnie wówczas istotna staje się kolejność podejmowanych wyborów. Najpierw powinno się ustalić rzeczywisty czas dostępności pojazdu, w późniejszym czasie sprawdzić ograniczenia dotyczące kolejnych miejsc i dopiero na tej bazie oszacować możliwe warianty. Zbyt szybka zmiana jednego szczegółu może bowiem spowodować kłopoty w innym miejscu trasy.
Przy powtarzających się przewozach pomocne jest porównywanie planowanych czasów z realnym przebiegiem wcześniejszych zleceń. Pozwala to zauważyć zależności, których nie widać w trakcie jednorazowego przewozu. Jeżeli już w określonym magazynie regularnie występuje bardzo długie oczekiwanie, uwzględnienie tego faktu w kolejnych harmonogramach może przemienić sposób planowania całej trasy. Tak samo można rozważyć problemy z dojazdem, dostępnością miejsc postojowych czy przygotowaniem dokumentów. Nie za każdym razem przyczyna opóźnienia leży po stronie samego przejazdu. Na prawdę bardzo często pojawia się wcześniej, na etapie przygotowania towaru lub organizacji odbioru. W sytuacji tras zagranicznych dochodzą dodatkowe uwarunkowania związane z przepisami, ograniczeniami ruchu i przekraczaniem granic. Z tego powodu przy planowaniu kolejnych przewozów znaczenie mają nie tylko dane dotyczące kilometrów, lecz też doświadczenia z wcześniejszych realizacji i sposób, w jaki poszczególne etapy wpływały na siebie w rzeczywistych ustaleniach.
Warto zobaczyć: import z Chin.