W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wówczas, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich okolicznościach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, jednak sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.
Znaczenie ma przede wszystkim implementację jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Zupełnie inaczej wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, przeciwnie firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze przeciwnie organizacji, w której system musi wykorzystywać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe albo kadrowe. Przed podjęciem wyborów warto więc określić, które czynności mają zostać przerobione, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu a także gdzie aktualnie powstają najczęstsze usterki i opóźnienia.
Samo uruchomienie systemu nie oznacza jeszcze, że procesy w firmie zostaną w sposób automatyczny uporządkowane. W praktyce dużo zależy od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przekształceń. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorakie obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac niezbędne jest uwarunkowanie, które moduły i funkcje będą de facto wykorzystywane. Ważne jest też sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy nieaktualne informacje mogą w przyszłości utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się też, że podczas analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choćby nie są już potrzebne lub powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez modyfikacji może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.
Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Nawet poprawnie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, jeżeli już osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy kształtowaniu przeróbek warto uwzględnić czas niezbędny na naukę a także okres, w którym pracownicy mogą jednocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować bieżące obowiązki. Nie za każdym razem również rozsądne jest wprowadzanie wszystkich przeróbek jednocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych sekcji, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym ważne są też integracje z innymi narzędziami, sposób konwersji danych oraz zakres dostępu poszczególnych użytkowników.
Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają też kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich w głównej mierze zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków a także sposób postępowania w przypadku, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej starannie zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej ocenić, czy niezbędna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym rozwiązaniem. Wdrożenia Comarch wymagają więc nie tylko i wyłącznie pracy technicznej, lecz też analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. Zwłaszcza istotne staje się to wtedy, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnych etapach obsługi. W takiej okoliczności nawet niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może mieć wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.
Więcej: program comarch erp optima łódź.