Sprawne przemieszczanie towarów wśród dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu szczegółów. Samo zobowiązanie terminu transportu nie wystarcza, jeśli towar nie jest przygotowany do wydania albo dokumenty zawierają przestarzałe dane. W codziennej pracy właśnie takie z pozoru drobne kwestie często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy albo zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania rzeczywiście występują w danym łańcuchu dostaw. Inaczej wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a całkiem inaczej przy wielkiej liczbie małych przesyłek kierowanych w różne miejsca. Znaczenie moraz częstotliwość dostaw, wielkość zapasów oraz sposób przygotowania towarów. Jeżeli już magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, wręcz dostępny pojazd nie rozwiązuje problemu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część zadań związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W zależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania produktów, obsługi zwrotów albo kilku tych czynności jednocześnie. Taki podział wymaga dokładnego ustalenia zasad przekazywania towaru oraz informacji. Szczególnie istotne są sytuacje odbiegające od planu. O ile odbiorca zmieni godzinę dostawy, należy wiedzieć, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu. Tak samo wygląda sytuacja przy brakach w dostawie albo różnicy pośród dokumentacją a rzeczywistą liczbą egzemplarzy. Niejasne procedury powodują wówczas, że kilka osób wykonuje te same czynności kontrolne albo oczekuje na decyzję innej strony. Przy podejmowaniu zakresu obsługi warto więc uwzględnić też takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zlecenia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu towarów. Zakres jego zadań uzależniony jest od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z punktu widzenia codziennej pracy ważne jest jednakże to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W przeciwnym razie łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na podstawie wcześniejszych danych. Problem może być nieznaczny przy pojedynczym zleceniu, lecz przy wielkiej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto także pamiętać, że szybkość działania nie zawsze oznacza wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeśli przyspieszenie jednego etapu powoduje więcej pomyłek w trakcie kompletacji albo sprawdzeniu dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać w przyszłości wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa także charakter przechowywanych towarów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe albo wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty łatwe do magazynowania i pakowania. Znaczenie moraz układ przestrzeni. Jeżeli towary na prawdę często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Bardzo podobnie działa sezonowe powiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć jednocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto zatem obserwować nie tylko i wyłącznie ostateczny termin dostawy, niemniej jednak również czas potrzebny na poszczególne czynności, liczbę korekt oraz miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Polecam: transport z Chin.