W przedsiębiorstwach, w których codziennie powstają dziesiątki albo setki dokumentów, znaczenie ma nie tylko sposób ich wystawiania, lecz również to, co dzieje się z informacją w przyszłości. Dane dotyczące zamówień, produktów, kontrahentów czy płatności na prawdę bardzo często przechodzą przez kilka działów, a każda dodatkowa czynność wykonywana ręcznie zwiększa ryzyko pomyłki lub opóźnienia. Z tego powodu przy zmianie systemu warto najpierw przyjrzeć się dokładniej rzeczywistemu obiegowi informacji.
Dopiero wówczas można określić, które działania wymagają uporządkowania, a które wynikają ze specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa i powinny pozostać bez większych zmian. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorodne obszary działalności, jednak ich zakres nie powinien być ustalany tylko na podstawie dostępnych funkcji. Znacznie ważniejsze jest określenie, jakie zadania mają być wykonywane w systemie i kto będzie za nie odpowiadał.
Istotnym etapem przygotowań jest także sprawdzenie danych, które mają zostać wykorzystane po uruchomieniu nowego rozwiązania. W starszych bazach często znajdują się rekordy, z których przedsiębiorstwo już nie korzysta, nieaktualne informacje a także pozycje powstałe w wyniku wieloletnich przekształceń sposobu pracy. Przeniesienie ich bez selekcji może utrudniać późniejsze wyszukiwanie potrzebnych informacji. Z drugiej strony za ogromne ograniczenie zakresu migracji może spowodować utratę danych potrzebnych do analiz lub obsługi wcześniejszych dokumentów. W praktyce trzeba zatem ustalić, jakie informacje są wciąż używane, jakie powinny zostać zachowane oraz w jakiej postaci mają wyszukać się w nowym środowisku. Dotyczy to też słowników, kartotek i oznaczeń wykorzystywanych przez pracowników. Jeśli te elementy zostaną przygotowane niespójnie, kłopoty mogą pojawić się już podczas pierwszych codziennych operacji.
Na przebieg pracy wpływa też sposób skonfigurowania uprawnień. Przy większej liczbie użytkowników oczywiście nie każdy powinien mieć dostęp do wszystkich danych i sposobności systemu. Innego zakresu potrzebuje osoba obsługująca sprzedaż, innego pracownik magazynu, a jeszcze innego dział zajmujący się rozliczeniami. Nie chodzi a dodatkowo jedynie o ograniczenie dostępu, lecz także o uporządkowanie odpowiedzialności za poszczególne czynności. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane zgodnie z różnymi modelami organizacyjnymi, dlatego przy podejmowaniu uprawnień trzeba uwzględnić faktyczny podział obowiązków. Warto też przewidzieć sytuacje zastępstw, modyfikacji stanowisk a także okresowych zadań wykonywanych przez osoby, które na co dzień nie korzystają z danego modułu. Takie przypadki często ujawniają niedopasowanie przyjętych ustawień do rzeczywistej organizacji pracy.
Szczególnym momentem jest przeżycie od przygotowań do powszechnego użytkowania systemu. Wcześniejsze testy pozwalają sprawdzić typowe operacje, niemniej jednak nie za każdym razem pokazują wszystkie sytuacje występujące w ciągu miesiąca czy roku. Dopiero praktyczna praca może ujawnić, że określona procedura trwa dłużej niż zakładano, dane są wprowadzane w niewłaściwej kolejności albo jeden proces zależy od czynności wykonywanej przez inny dział. Dlatego podczas wdrożenia warto obserwować nie tylko i wyłącznie działanie poszczególnych funkcji, niemniej jednak też zależności między nimi. Każda korekta konfiguracji może posiadać wpływ na inne operacje, w szczególności gdy kilka działów korzysta z tych samych danych. W takich ustaleniach wdrożenia Comarch stają się procesem obejmującym nie tylko i wyłącznie ustawienia techniczne, lecz również analizę sposobu pracy, przygotowanie użytkowników i stopniowe dostosowywanie procedur do warunków panujących w dokładnie sprecyzowanej organizacji.
Źródło: serwis sprzętu komputerowego łódź.