Zakres wiedzy potrzebnej na danym stanowisku nie jest stały. Zmieniają się programy komputerowe, procedury, wymagania dotyczące dokumentacji, a czasem także sam podział obowiązków w zespole. Z tego względu określenie tematu zajęć warto rozpocząć od obserwacji codziennej pracy, a nie od gotowego katalogu zagadnień.
Szkolenia dla firm mogą obejmować bardzo różne obszary, jednakże ich zakres powinien odpowiadać temu, z czym pracownicy realnie spotykają się w trakcie wykonywania swoich zadań. W praktyce pomocne jest zebranie informacji od kilku osób, ponieważ kierownik może zwracać uwagę na inne kłopoty niż pracownik realizujący zadanie wprost. Czasami okazuje się, że trudność nie wynika z braku wiedzy, lecz z niejasnego podziału odpowiedzialności lub procedury, która jest stosowana w różny sposób przez poszczególne osoby. W takim przypadku samo szkolenie nie rozwiązuje źródła problemu i powinno się oddzielić kwestie wymagające edukacji od tych związanych z organizacją pracy.
Innego podejścia wymagają zajęcia przeznaczone dla osób o różnym doświadczeniu. Nowy pracownik może potrzebować dokładnego wyjaśnienia podstaw, w trakcie gdy osoba pracująca na danym stanowisku od kilku lat będzie oczekiwała przede wszystkim rozwiązania konkretnych problemów. Połączenie takich grup jest możliwe, niemniej jednak wymaga rozsądnego dobrania poziomu materiału. Przy zbyt szybkim tempie część uczestników zaczyna gubić kolejne etapy, a przy zbyt wolnym pojawia się problem niewykorzystanego czasu. Kursy dla firm mogą być zatem projektowane dla całego działu lub dla mniejszych grup o zbliżonych zadaniach. Znaczenie ma też liczba uczestników. Przy ogromnej grupie nie najprościej przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na indywidualne pytania i ćwiczenia, natomiast mniejszy skład ułatwia wychwycenie błędów pojawiających się podczas wykonywania obowiązków. Nie jest to jednakże tylko kwestia komfortu pracy podczas zajęć, ponieważ wpływa też na ilość materiału, którą można faktycznie przepracować w określonym czasie.
W sytuacji szkoleń praktycznych warto wcześniej ustalić, na czym uczestnicy będą pracować. Jeżeli już zajęcia dotyczą konkretnego kodu, różnice między wersjami albo konfiguracją systemu mogą posiadać znaczenie dla przebiegu ćwiczeń. Bardzo podobnie jest z procedurami wewnętrznymi, które mogą wyglądać przeciwnie w zależności od zakresu obowiązków. Czasem przygotowany przedtem materiał jest modyfikowany dopiero po poznaniu warunków pracy uczestników. Takie zmiany nie muszą oznaczać rozszerzania kodu. Czasami bardziej użyteczne okazuje się usunięcie części zagadnień, które nie mają zastosowania, i przeznaczenie tego czasu na kłopoty występujące regularnie. Przydatne jest także zachowanie proporcji między teorią a ćwiczeniami. Sama prezentacja informacji umożliwia przekazać dużą ilość treści, ale nie pokazuje, czy uczestnik potrafi wykorzystać ją w trakcie wykonywania zadania. Z kolei nadmiar ćwiczeń bez wyjaśnienia podstaw może prowadzić do mechanicznego powtarzania czynności bez zrozumienia ich przyczyny.
Na sposób prowadzenia zajęć wpływają też warunki, w jakich pracuje zespół. Osoby wykonujące obowiązki wymagające stałej obsługi klientów, kontaktu telefonicznego albo nadzorowania procesów nie zawsze mogą równocześnie uczestniczyć w długim spotkaniu. W takich przypadkach trzeba uwzględnić przerwy, zmiany pracowników albo podział materiału na krótsze części. Konsekwencją jest czasami konieczność prowadzenia kilku sesji zamiast jednego szkolenia dla całego zespołu. Po zakończeniu zajęć warto zwrócić uwagę na pytania pojawiające się podczas późniejszej pracy. Dopiero wówczas można zauważyć, które elementy zostały zrozumiane bez większych trudności, a które wymagają dodatkowego wyjaśnienia. Informacje te mogą być fundamentem do zmiany kolejnych zajęć, przygotowania dodatkowych materiałów albo korekty skryptu, w szczególności gdy podobne problemy powtarzają się u większej liczby pracowników.
Polecana strona: kursy dla firm.